Цифровые форматы управления
Цифровые форматы анализа данных для принятия управленческих решений на разных организационных уровнях при реализации сложных проектов капитального строительства.
- Начальник управления методологии проектов АО ИК "АСЭ"
- Заведующий кафедрой СОТАЭ НИУ МГСУ, доктор технических наук
- Профессор кафедры СОТАЭ НИУ МГСУ
- Ведущий инженер по интеграции данных управления методологии проектов АО ИК "АСЭ"
Аннотация
В данной статье рассматривается тема создания эффективных цифровых инструментов анализа и поддержки принятия управленческих решений при реализации сложных проектов капитального строительства. Рассматриваются проблемы, связанные со спецификой процессов управления сроками в крупных инжиниринговых компаниях и проектах с большим количеством стейкхолдеров. Обобщается опыт разработки графиков различного назначения по уровням и функциональным областям, как укрупненных для анализа топ-менеджментом, так и детальных, предназначенных для планирования работ на операционном уровне. В статье проводится анализ недостатков традиционного подхода к управлению сроками, изучаются возможные векторы развития информационных систем для автоматизации данных процессов.
В материале предложена пятиуровневая модель управления сроками реализации проекта капитального строительства, как наиболее сложной в организационном и юридическом плане структуры. Сформулированы ключевые потребности и специфические особенности задач, решаемых ответственными участниками проекта на каждом из уровней управления. Особый акцент сделан на соблюдении целостности системы через обеспечение взаимосвязи всех уровней, что позволяет сохранять непрерывность всему процессу управления сроками, гарантировать высокий уровень достоверности и прозрачности информации и синхронизировать деятельность различных бизнес-функций в рамках реализации проекта.
Для каждого уровня управления в статье предлагаются оптимальные детализация данных и набор специфических параметров, минимально необходимых и достаточных для обеспечения качественного анализа информации при выработке обоснованных управленческих решений. Представлены формы визуальных цифровых интерфейсов для каждого уровня управления и набора аналитических параметров. Предложена интуитивно понятная система индикации отклонений от плана проекта, позволяющая визуально выявлять проблемные зоны при анализе больших объемов информации на различных уровнях управления и по разным функциональным областям.
В результате проведённого исследования разработана и сформулирована концепция применения различных цифровых форматов анализа данных для пяти уровней управления сложными проектами капитального строительства, охватывающая весь процесс управления сроками, сохраняющая его непрерывность, гарантирующая релевантность данных и позволяющая оперировать требуемой степенью их детализации для различных уровней управления проектом при выработке адекватных и своевременных управленческих решений.
Введение
Реализация сложных проектов капитального строительства подразумевает в себе управление сразу несколькими областями проекта1 , а именно предметной областью, стоимостью, сроками, качеством, рисками, персоналом, коммуникациями, изменениями, безопасностью, поставками и контрактами, и, безусловно, зачастую эти области зависят друг от друга, однако в данной статье рассматривается именно область управления по временным параметрам. Сооружения сложных инженерных объектов может подразумевать десятки или сотни тысяч отдельных строительных или монтажных операций, работ по закупке и поставке оборудования и материалов, десятки тысяч работ по проектированию документации. Сформировать полный и корректный график работ на весь жизненный цикл проекта с такой детализацией и технологическими зависимостями между работами с традиционными подходами к календарно-сетевому планированию практически невозможно. Кроме того, даже такой теоретически сформированный график будет фактически неуправляем и не пригоден для качественно анализа даже квалифицированными специалистами, что означает невозможность принятия адекватных управленческих решений руководителем проекта. В качестве способов решений данной проблемы при сооружении сложных объектов капитального строительства применяют подход создания нескольких графиков как по видам деятельности, так и по уровню детализации. Однако это, в свою очередь, влечет проблемы иного рода:
- формирование обособленных невзаимосвязанных детальных графиков по видам деятельности (строительно-монтажные работы, проектирование, закупки и поставки, пуско-наладочные работы и т.д.) приводит к их «рассинхронизации» в ходе реализации проекта. Отклонение от плановых сроков закупки оборудования от приводит к смещению сроков соответствующей строительно-монтажной работы, как если бы они были связаны технологической зависимостью в рамках одного графика, что не позволяет вовремя оценить риск смещения сроков всего проекта; указанное отклонение может обнаружиться только в моменте планового начала строительно-монтажной работы, когда принять меры компенсирующего воздействия будет уже поздно.
- формирование нескольких вариантов графика проекта с различным количеством и детализацией работ для управления и контроля на различных уровнях организационной структуры предприятия может также привести к потере достоверности данных: информация о текущем прогрессе и отклонениях сроков проекта в укрупненных версиях графиков может не совпадать с реальным положением дел из-за отсутствия прямой связи и агрегации этих данных в графике с высокой детализацией работ. В частности, подобный подход применяется в различных отраслевых стандартах календарно-сетевого планирования применительно к графикам строительно-монтажных работ и подразумевает связь между работами графиков различных детализаций, однако в полной мере на практике такая модель труднореализуема ввиду специфических особенностей и ограничений наиболее распространенных специализированных информационных систем. Например, в Oracle Primavera можно назначить ресурсы (физобъемы) на строительную монтажную работу, тем самым добиться требуемой детализации графика, однако строительные или монтажные операции с применением данных ресурсов (физобъемов) будут распределены по срокам равномерно, что может не отражать реальной технологической последовательности выполнения работ. Зачастую разработку графиков различных детализаций ведут в виде отдельных проектов, требующих огромных трудозатрат на формирование межпроектных зависимостей (в рамках одной информационной системы календарно-сетевого планирования), либо даже в различном программном обеспечении (например, в случае, где для укрупненной версии графика не требуется сложная сетевая модель).
С учетом необходимости предоставления информации о текущем планировании, ходе реализации и отклонении сроков проекта в различных форматах и детализациях для разных уровней руководителей и исполнителей, задача достоверности и взаимосвязи данных, т.е. целостности и непрерывности системы управления сроками, представляется одной из наиболее важной.
Материалы и методы
В ходе данной работы были исследованы требования к организации процесса планирования и анализа как на различных организационных уровнях как российских, так и зарубежных компаний, реализующих крупные проекты капитального строительства (регулирующий орган, инвестор, заказчик, генеральный подрядчик, подрядчик, субподрядчик и т.д.), так и с точки зрений ролей в методологии проектного управления (руководитель портфеля/программы проектов, руководитель проекта, куратор проекта, участники проектного офиса, исполнители и т.д.); обобщен опыт реализации проектов сооружения сложных инженерных объектов в одной из ведущих инжиниринговых компаний России; изучены мировые практики в области планирования работ в рамках EPC-контрактов.
На основании полученных данных российской компанией «Цифровые Практики» 2 были разработаны различные цифровые форматы представления данных, интегрированные в программный комплекс Plan-R 3 , реализующий предлагаемый в рамках статьи подход к анализу и управлению проектом по временным параметрам.
Результаты исследования
Для эффективного управления реализацией сложных проектов капитального строительства с помощью программного комплекса Plan-R предлагается применить пятиуровневую модель планирования и контроля сроков (далее – Система).
Рис.1. 5-уровневая система управления сроками проекта.
Для каждого уровня определена типовая ролевая модель пользователя, разработано оптимальное визуальное представление, определена требуемая детализация данных, необходимый набор параметров и индикаторов, а также механизм связи между различными уровнями, что позволяет обеспечит непрерывность процесса планирования, релевантность данных на каждом из уровней, сквозную актуализацию и основу для принятия адекватных управленческих решений.
1. Первый уровень управления – стратегический. Это уровень руководителя портфеля/программы проектов. Представляет из себя разветвленную древовидную структуру проектов и предприятий, которые сгруппированы по программам, портфелям, предприятиям и их филиалам. Для каждого узла структуры ведется свой паспорт: в случае, если узел структуры имеет тип «проект», то в паспорте указывается различная справочная информация, ссылки на контрактные документы, регламентирующую документацию и официальную отчетность; в случае, если узел структуры имеет тип «предприятие/филиал», то в паспорте указывается общая информация о данной организации или структурном подразделении, ссылки на официальный сайт и дополнительная контактная информация. Напротив каждого проекта в структуре в случае наличия прогнозных отклонений сроков ключевых (контрольных) событий проекта от целевых показателей индицируется знак «!», сообщающий о наличии проблем в ходе реализации проекта и риске его срыва по временным параметрам.
Рис.2. Цифровой формат стратегического уровня управления в Plan-R: структура проектов.
Для каждого из проектов в структуре также отображаются перечень загруженных в него детальных графиков. При этом доступ к данной структуре должен осуществляться дифференцировано в соответствии с настроенными правами: сотрудники предприятия или филиала должны иметь доступ только к тем узлам проектов, которые непосредственно они реализуют, то есть видят только свою область ответственности. При этом владелец портфеля или программы проектов видит всю структуру целиком.
Подобный цифровой формат представления данных позволяет руководителям заказчика, инвестора, регулятора, или, например, топ-менеджменту управляющей компании холдинга, осуществлять контроль всех реализуемых проектов в Plan-R в режиме «одного окна», контролировать наличие или отсутствие рисков срыва их сроков и, в случае необходимости, получить необходимую информацию о проекте из его паспорта. При необходимости более глубокого анализа и перехода на следующей уровень управления доступ в проект (переход на следующий уровень – экран ключевых (контрольных) событий проекта) осуществляется прямо из структуры.
2. Второй уровень управления – тактический. Это уровень руководителя проекта. Цифровой формат данных представляет из себя так называемую «стрелу» с набором ключевых (контрольных) событий, т.е. основных вех одного проекта капитального строительства, расположенную на временной шкале. Списков ключевых (контрольных) событий может быть несколько: они могут различаться как по видам (технические, платежные, лицензионные), так и по назначению (перечень ключевых (контрольных) событий из контракта с Заказчиком, соглашения с инвестором, или набор, сформированный руководителем проекта как достаточный для качественного анализа хода реализации проекта). Данный подход позволяет систематизировать процесс анализа вех проекта и производить их оценку дифференцированно для различных участников и стейкхолдеров. «Стрела» проекта дублируется на экране: сверху отображается набор ключевых (контрольных) событий с целевым сроком выполнения, на нижней «стреле» - прогнозный срок соответствующих событий. Для каждой вехи осуществляется расчет величины отклонения от целевой даты, прогнозный срыв или его отсутствие индицируется соответствующим цветом, что позволяет как визуально оценить наличие или отсутствие рисков срыва сроков проекта, так и получить количественную оценку возможных последствий.
Рис.3. Цифровой формат тактического уровня управления в Plan-R: «стрела» проекта.
Для установления источника возникновения прогнозного отклонения сроков необходимо раскрыть автоматически формируемую на основании детального графика последовательность управляющих предшественников. Другими словами, Plan-R рассчитывает и отображает собственный критический путь для каждого отдельного ключевого (контрольного) события. Для каждого предшественника также производится расчет отклонения от целевого срока и индицирование прогнозных срывов, что помогает быстро найти причину и внести точечные корректировки в соответствующий график проекта.
Прогресс реализации отображается на генеральной линии, т.е. «стреле» проекта, синим цветом. Фактический срыв сроков ключевых (контрольных) событий и их предшественников также индицируется на экране.
Такой формат данных позволяет быстро и эффективно производить анализ хода реализации проекта в каждый момент времени без необходимости работы со специализированными сложными системами календарно-сетевого планирования. Для углубленного анализа качества планирования графиков проекта необходимо перейти на следующий уровень.
3. Третий уровень управления – организационно-технологический. Это уровень проектного офиса, или команды проекта. Его основа – интегрированный график, который обеспечивает синхронизацию всех видов деятельности, влияющих на достижение целей и результат проекта. Формирование комплексного интегрированного графика в Plan-R осуществляется посредством связывания соответствующих работ детальных графиков. При этом связывание происходит автоматически на основании общей системы кодирования работ на проекте. Однако в отличие от традиционных систем календарно-сетевого планирования, где для формирования интегрированного графика необходимо вручную связать все соответствующие работы различных графиков с помощью технологических зависимостей, в Plan-R при несоответствии сроков работ в разных графиках не происходит смещение сроков работ-последователей, а возникают временные коллизии.
Рис.4. Примеры временных коллизий между работами детальных графиков проекта.
Правила возникновения коллизий для каждой пары связанных графиков индивидуальны, и должны настраиваться прямо в интерфейсе Plan-R. Сами коллизии индицируются с помощью цветовых индикаторов на структурной декомпозиции работ основного графика и диаграмме Ганта.
Рис.5. Цифровой формат организационно-технологического уровня управления в Plan-R: интегрированный график проекта.
Другим аспектом данного подхода является то, что он позволяет формировать интегрированный график с использованием действительно больших объектом в данных. Особенно это актуально, например, для графиков материально-технического обеспечения, где количество работ по закупке и поставке оборудования и материалом может достигать сотен тысяч. В таком случае нет необходимости формировать общую сетевую модель – при выделении работ основного графика соответствующие работы другого «обеспечивающего» детального графика отображаются в нижней части экрана со всей необходимой атрибутивной информацией.
Предлагаемый подход к формированию интегрированного графика проекта, реализованный в Plan-R, позволяет синхронизировать деятельность различных бизнес-функций в рамках реализации проекта, выявить ошибки в планировании соответствующих работ детальных графиков, влияющие на временные параметры, и принять своевременные эффективные управленческие решения на ранней стадии проекта.
4. Четвертый уровень управления – функциональный. Это уровень руководителя бизнес-функции в рамка проекта. Представляет собой детальный график по определенному виду деятельности. На данном уровне производится планирование и анализ перечня работ, технологии их выполнения (визуализация диаграммы Ганта в случае сетевого графика) и своевременности исполнения графика с использованием развитых инструментов работы в системе. Для эффективного контроля сроков исполнения детальных графиков предлагается применять индикаторы промежуточных вех. Это становится особенно актуально при рассмотрении больших графиков с линейной структурой, например, графика проектирования, или материально-технического обеспечения, где жизненный цикл оборудования может состоять и десятков мелких итераций, или «промежуточных вех». В данном случае, в отличие от анализа на организационно-технологическом уровне, где производится оценка качества планирования, происходит контроль своевременности фактического исполнения плановых сроков.
Рис.6. Цифровой формат функционального уровня управления в Plan-R: детальный график проекта.
Контроль промежуточных вех работ «обеспечивающего» детального графика в Plan-R позволяет выявить риски срыва сроков работ основного графика даже при начальном правильном планировании сроков проекта по всем видам деятельности. Для перехода на последний уровень модели необходимо выбрать работу детального графика.
5. Пятый уровень управления – операционный. Это уровень исполнителей работ, которые выполняют конкретные строительные и монтажные операции (в случае строительно-монтажных работ), или любые другие итеративные действия в рамках одной работы детального графика. Данный уровень планирования является наиболее высокодетальным, и за счет этого позволяет уточнять сроки работ на вышестоящих уровнях в ходе реализации проекта, тем самым обеспечивая непротиворечивость данных внутри всей системы.
Рис.7. Цифровой формат операционного уровня управления в Plan-R: высокодетальный график проекта.
Наиболее частая область применения – формирование недельно-суточных и сменных заданий строительных и монтажных операций в разрезе физических объектов проектно-сметной документации. При интеграции детального графика СМР с системой управления инженерными данными планирование на данном уровне целесообразно выполнять на основании строк смет или ведомостей объемов работ, укрупняя их при необходимости. Формат цифровых данных на этом уровне в позволяет формировать формы, уже готовые к печати, которые содержат физические объёмы, трудозатраты и дополнительную информацию о выполняемых работах. Обратная загрузка фактических данных в систему производится с помощью тех же самых, но уже заполненных форм.
Развитая система аналитики в Plan-R позволяет прямо на площадке строительства с использованием системы ежедневно отслеживать динамику выполнения работ и возникающие отклонения, при необходимости, вносить корректировки в планы по физическим объемам работ.
Вывод
Предложенная пятиуровневая система управления сроками, реализованная в программном комплексе Plan-R, позволяет обеспечить один из наиболее важных принципов системы – целостность данных. Это означает, что каждый следующий уровень уточняет (при движении данных «снизу-вверх») или детализирует (при движении данных «сверху-вниз») предыдущий, исключая различные интерпретации аналитической информации. В то же время цифровые форматы представления данных дифференцированы таким образом, что позволяют ответить на вопросы, возникающие на различных уровнях управления: «в каких проектах в рамках программы или портфеля наблюдаются проблемы?», «выполнение каких ключевых (контрольных) событий проекта под угрозой срыва в плановый срок?», «какие ошибки в планировании интегрированного графика, которые могут повлечь срыв сроков ключевых (контрольных) событий выявлены в проекте?», «какие работы детальных графиков проекта выполняются со срывом плановых сроков?», «какая динамика выполнения работ в разрезе строительных и монтажных операций?» (для графика строительно-монтажных работ).
Уникальность предложенного подхода также заключается в методологии формирования интегрированного графика проекта автоматизированным методом с помощью общей системы кодирования работ детальных графиков и индикаторов возникающих временных коллизий, что обеспечивает отсутствие возможности автоматического смещения сроков проекта из-за смещения сроков работ обеспечивающих графиков без принятия управленческого решения.
Такой комплексный подход к управлению сроками в совокупности с разработанными цифровыми форматами представления данных Plan-R на каждом из уровней значительно повышает эффективность работы с временными параметрами проекта, создавая основу для качественного управления сложными проектами капительного строительства, существенно снижая общие риски срыва его целевых сроков реализации.
Литература
1. Ассоциация специалистов и организаций в области управления проектами «СОВНЕТ». Требования IPMA к компетентности профессионалов в управлении проектами, программами и портфелями, версия 4.0. 2019 г.
2. ООО «Цифровые Практики», info@dppm.pro
3. Система Plan-R (портальное решение) www.plan-r.ru
